Как оформить личные дела работника в архив

Подготовка личного дела к сдаче в архив


Вы здесь Здравствуйте. Мне предстоит сдать в архив личные дела всех сотрудников, кроме генерального директора, в связи с переводом их к другому работодателю. Наличие каких документов должно обязательно быть в личных делах в данной ситуации, и есть ли какие-то определенные требования к обработке личных дел для сдачи в архив? по возможности, сошлитесь на законодательство.

заранее благодарна. Ответ Работники отдела кадров предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников. Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства. При формировании личных дел работников необходимо соблюдать требование Трудового кодекса РФ (статья 65) о конкретном перечне документов, предоставляемых работниками при заключении трудового договора.

Порядок формирования личных дел и требования к оформлению личных дел, передаваемых в архив, утверждены «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г.

Согласно п.3.5 указанных Правил порядок формирования личного дела состоит в следующем: В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Как оформить личные дела работника в архив

  1. копия ИНН;
  2. отзывы должностных лиц о работнике;
  3. копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  4. лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).
  5. личные заявления работника;
  6. копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  7. заявление о приеме на работу;
  8. характеристики и рекомендательные письма;
  9. справки о состоянии здоровья;
  10. должностная инструкция;
  11. аттестационные листы;
  12. фотографии;
  13. копия документа, удостоверяющего личность;
  14. трудовой договор;
  15. копии документов об образовании;

Расположение документов в личном деле Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу.

Важно Об этом говорится в пункте 4.4.2.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив (п.

1.1.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить (п.

2.3.2 Инфо Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Ответственность за нарушения, допущенные при работе с архивными документами За нарушение правил хранения,

Как составляется архив личных дел уволенных работников

После увольнения сотрудников на предприятии в отделе кадров должны знать, как правильно и в течение какого времени следует сохранять документы. Организуют процесс хранения личных дел рабочих, покинувших организацию, не по их фамилии, имени, отчеству, а по порядку согласно датам составления приказов.

Далее их аккуратно сшивают за год по номерам, прикладывают опись и передают в архив личных дел уволенных работников с распределением по годам.Дела для передачи документов в архив формируют по наименованиям в разные папки.

Сделать это нужно правильно. В одной папке можно хранить данные на отпуска, а во второй должны находиться документы на увольнения.Отдельно сотрудник кадровой службы укладывает основания для переводов и награждений.Но складывать и сшивать документы для формирования архива уволенных сотрудников нужно в последовательном порядке.

Хранить полагается не менее 75 лет.

В процессе архивации документы подразделяют с учётом нормативных сроков хранения.

После завершения каждого года необходимо сшивать все приказы и заархивировать личные карточки работников, уволенных с предприятия.Затем документы опечатывают и представляют архивариусу. За неимением картотеки можно запереть папки в несгораемый шкаф. Документы уволенных сотрудников следует хранить отдельно от работающих.Юридические лица, обычные граждане и государственные служащие обязаны обеспечивать целостность сведений о ранее работающих сотрудниках за определённый период.

Представители компаний и граждане вправе запрашивать

Совет 1: Как оформить дела при сдаче в архив

15 ноября 2011 Автор КакПросто!

В соответствии со статьей 17 Федерального закона 125-Ф3, дела уволившихся сотрудников подлежат передаче в архив. Перед сдачей документов их необходимо подшить, пронумеровать, произвести опись и оформить обложку.

Делать это должен уполномоченный сотрудник отдела кадров.

Статьи по теме:

Как оформить личные дела работника в архив

/ /

  1. внутренняя опись документов дела;
  1. личный листок по учету кадров;
  1. анкета;
  1. дополнение к личному листку по учету кадров;
  1. автобиография;
  1. заявление о приеме на работу;
  1. копия документа, удостоверяющего личность;
  1. копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  1. копия ИНН;
  1. должностная инструкция;
  1. копии документов об образовании;
  1. характеристики и рекомендательные письма;
  1. личные заявления работника;
  1. трудовой договор;
  1. копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  1. аттестационные листы;
  1. отзывы должностных лиц о работнике;
  1. справки о состоянии здоровья;
  1. фотографии;
  1. лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской и муниципальной службы (ст.

Это могут быть приказы о повышении или понижении зарплаты, о переводе, об исполнении дополнительных обязанностей и т.д.
42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ). Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Здравствуйте! В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника.

Сегодня вы узнаете:

    Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести; Какие документы должны содержаться в нем; Сколько и как хранить дела.

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно.

Как это делать правильно, обсудим сегодня. Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ.

Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия. Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно.

В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье. Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность. В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе.

Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами.

А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников. В эту группу входят: Руководящий состав и лица, их замещающие; Главные специалисты; Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;

Личные дела уволенных сотрудников

Личное дело на каждого работника формируется в отдельной папке-скоросшивателе.

Оформление ее обложки включает:

  1. наименование организации;
  2. дату окончания личного дела (дата увольнения);
  3. срок хранения дела.
  4. дату приема на работу (дата, проставленная в приказе о приеме на работу);
  5. количество листов (проставляется при обработке дела для сдачи в архив);
  6. номер дела;
  7. фамилию, имя, отчество сотрудника;

Важно знать сроки хранения личных дел. Постоянно хранятся личные дела руководителей организаций; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени.

Срок хранения личных дел всех остальных работников, включая государственных, гражданских и муниципальных служащих, — 75 лет (пункты «а».

«б» ст. 656 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).Это срок хранения личного дела в архиве организации, куда передаются дела уволенных работников.

В кадровой службе ведется журнал учета личных дел. Он включает шесть граф, куда записывают порядковый номер личного дела, фамилию, имя, отчество работника, его табельный номер, должность и структурное подразделение.

Личные дела уволенных сотрудников

admin04.07.2018 В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям.

Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений. Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения.

Содержание

  1. Как формировать
  2. Состав личного дела
    • Читайте также:
    • Интересные публикации:
  3. Образец журнала регистрации
  4. Образец приказа на допуск
  5. Кто имеет доступ к личным делам
  6. Сколько и как хранить
  7. Формирование личного дела работника, образец 2023 года
  8. Интересные публикации:
  9. Ответственность за распространение персональных данных
  10. Срок хранения личных дел уволенных сотрудников
  11. Читайте также:
  12. Как формируется личное дело работника
  13. Сообщить об опечатке
  14. Порядок формирования личного дела работника после увольнения
  15. Образец контрольной карточки
  16. Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
  17. Порядок ведения личных дел

Порядок ведения личных дел Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже. В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников.

Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

Завершающим этапом делопроизводства по кадрам является подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации или при отсутствии архива — к последующему хранению в службе кадров после завершения их делопроизводством. Этот этап условно можно разделить на несколько стадий:

  1. оформление дел в службе кадров;
  2. передача дел в архив организации.
  3. описание и уничтожение дел в службе кадров;
  4. обеспечение сохранности дел;
  5. формирование дел в службе кадров;
  6. экспертиза ценности дел службы кадров;

Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.

Формирование дел в службе кадров Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. Формирование дел в службе кадров осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации (при его наличии) и службы делопроизводства организации.

При формировании дел по кадрам необходимо соблюдать следующие основные требования:

  1. документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные

Архив личных дел

Содержание

  1. Совет 3: Как оформлять личное дело для архива
  2. Совет 4: Как оформить обложку дела
  3. Совет 7: Как оформить личное дело
  4. Что такое личное дело сотрудника
  5. Совет 8: Какие обязанности у инспектора отдела по кадрам
  6. Совет 6: Как оформить документы для сдачи в архив
  7. Совет 2: Как сдать документы в архив
  8. Опись документов в личном деле работника: бланк
    • Опись документов личного дела образец
  9. Опись документов личного дела образец
  10. Совет 1: Как оформить дела при сдаче в архив
    • Инструкция
  11. Инструкция
  12. Совет 5: Как оформить резюме

Что такое личное дело сотрудника Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

  1. документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
  2. документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
  3. копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
  4. прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)

Как сшивать личные дела уволенных сотрудников

Содержание Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано.

Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри.

Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись. В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается.

Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится. Заключение Если вы индивидуальный предприниматель, то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.

  1. Все личные дела на сотрудников ведутся на бумаге и складываются в папки с последующей прошивкой и нумерацией
  2. В отделе кадров текущему хранению подлежат только папки с документами фактически работающих сотрудников
  3. На обложках каждой вновь сформированной папки проставляются порядковые номера и количество находящихся там дел
  4. Все папки с бумагами уволенных следует сдать в архив и хранить их по датам и внутри дат по алфавиту по возможности

ВАЖНО: текущее и архивное хранение должны быть организованы в специальных шкафах, не доступных влаге и огню. Сроки хранения личных дел уволенных работников Период, в течение которого обязательно хранить документы, определяет законодатель. Основные правила закреплены Коллегией Росархива 6 февраля 2002 года.

Личное дело работника

Документ формируют при приеме сотрудника на работу. Какие документы в нем можно хранить, а какие нельзя — расскажут эксперты.

Скачайте документы по теме За что компанию могут оштрафовать Иметь под рукой доступный и упорядоченный источник информации о каждом работающем специалисте весьма удобно.

На государственной и муниципальной службе, а также в отношении военнослужащих надо вести личное дело работника.

Остальные работодатели вправе отказаться от необязательной, но практичной формы систематизации всех данных о каждом работнике. Чтобы сформировать личное дело сотрудника, сначала определите, какие документы допустимо хранить в папке, а какие строго запрещено. После приема на работу нового специалиста заведите отдельную папку, куда включите соответствующий спектр документов.

В процессе работы просто пополняйте папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника. Размещайте все документы в определенной последовательности. Все папки в общем случае храните в кадровой службе.

Что включить в личное дело сотрудника, какие документы должны быть в нем, законом не определено. Исключение сделано только для государственных служащих. На них дела заводят в обязательном порядке, включая в папки соответствующие документы, персданные, ряд иных сведений о поступлении на госслужбу, ее прохождении, прекращении.

Это необходимо для обеспечения деятельности госоргана с учетом ч. 3 ст. 42 Закона о государственной службе. В организациях коммерческого сектора

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

При этом, трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела, каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным. В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников.

Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

Порядок формирования личного дела указан ниже по тексту. В соответствии с пунктом 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.

Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
gaarant.ru