Оглавление:
» » Добрый вечер, уважаемые читатели. Сегодня поговорим с вами о том, как правильно сшивать документы. Лично я в последнее время все реже и реже сталкиваюсь с необходимостью сшивать документы, хотя иногда некоторые органы требуют этого, также этот способ хранения документов часто используют в государственных учреждениях. Чаще всего я сшиваю основные отчеты и то делаю это больше по привычке, так как на первом месте работы меня обязывали это делать.
При совершении регистрационных действий очень важным моментом является правильная прошивка документов. Подавляющее большинство отказов в регистрации происходит именно из-за некорректной сшивки. Разберем пошаговую инструкцию.
Для этой процедуры понадобится несколько инструментов:
Для прошивки можно использовать любую нитку или ленту средней толщины (не очень тонкую) и средней длины, достаточной, чтобы после приклеивания листа «Прошито и пронумеровано» концы нитки выступали за пределы наклейки. После этого заполните поля и распишитесь на листе сшивки. Подпись должна выходить за края листа, таким образом, чтобы если этот лист оторвать, то части подписи остались бы на основном документе.
Больше нет необходимости искать и вручную заполнять заявления, протоколы, договоры, приказы и другие документы.Простой и удобный мастер поможет Вам быстро создать необходимые документы, которые полностью соответствуют действующему законодательству Российской Федерации.
» В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью.
Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию.
Далее нужно протащить иглу через нижнее отверстие, вывести ее на лицевую сторону, а затем протянуть ее в центральное к имеющемуся “хвосту”.
Также указывается срок хранения: постоянный или определенный. Опись не учитывается при нумерации листов в деле.
Дела могут быть указаны по степени значимости.
Например, устав, протоколы, планы. Видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив рассмотрен здесь: Официальные документы прошиваются для того, чтобы избежать потерь важных листов в больших делах, содержащих множество описаний, вложений, копий. Прошивать листы бумаги нужно плотными нитками с использованием специальной, толстой иглы.
Правильный выбор шила – позволяет не допустить ошибок при прошивании, ведь обычную иголку трудно удержать, и она не «возьмет» толстые страницы.
Когда вся папка уже прошита, заменить один, отдельный лист из документа невозможно, любая попытка приведет к нарушению целостности печати. Данная мера помогает защититься от возможных подделок.
В обязательном порядке осуществляют прошивку бумаг в тех случаях, когда они должны быть переданы в архив. Некоторые виды документации предприятия, подлежащие прошивке:
Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке.
Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.
Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала.
Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта. Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:
Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы.
Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия.Другими словами документы должны быть верно и надежно прошиты вручную:
Поэтому проще предупредить негативный расклад и выполнить организацию хранения внутренних и отчетных документов в надежной форме.Во-первых, требование прописано на законодательном уровне.
Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439. Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.
» » » »
Документы сшивают для обеспечения их целостности.
Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.
Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков. Подлежат прошивке следующие виды документации:
Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях. Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив: Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.
Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.
/ / Скачать Прошить документы Образец — через них проходят нитки так, чтобы, скрепив документ, оба конца нашей нити оказались с лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и после этого с тыльной стороны листов пропускаем иглу с лицевой стороны.
Делается это довольно просто.
После того, как прошить документы нитками поможет простой алгоритм, который содержит несколько обязательных этапов.Иногда для сшива документов используют тонкую ленту. Чтобы видео не дублировало фото, будет приведена другая ситуация, когда документы сшивать можно/нужно в верхнем левом углу.
Располагаются они друг над другом. Упрощенный способ прошивки документов приведен в статье), нужно пошагово рассмотреть последовательность действий.
При этом старая надпись не изымается из дела, а просто перечеркивается. Если оказалось, что некоторые из них имеют особые требования к их услугам. Советы по правильному скреплению и прошивке документов не регламентируется нормативными актами.В любой организации ведется архивное дело, куда складываются документы на хранение.
Для того чтобы учесть все ли бумаги на месте важно правильно вести процедуру их регистрации.
В специально заведенных журналах должны отражаться номера входящих и исходящих писем, документов или каких – либо других ценных бумаг.
Соответственно нужно сделать сверку наличия всех имеющихся на предприятии или его подразделении документы. В случае, если все бумаги на месте, то их следует аккуратно пронумеровать.
Тем, кто не имеет дело с деловыми бумагами, вопрос, как прошить документы, может показаться, по меньшей мере, странным.
Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы. Ведь работники в контролирующих органах довольно придирчивы в вопросах оформления деловых бумаг.
Справедливости ради надо заметить, что далеко не все документы, составляемые в учреждениях и компаниях, подлежат сшиванию.
Сотрудники кадровой службы, производят прошивку:
Достаточно много сшивают документов в бухгалтерии.
Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив.
Непреднамеренное расформирование бумаг, подлог, отказ в проверке или хранении, возвращение обращения нерассмотренным – вот только некоторые последствия неправильно систематизированной внутренней документации.
Не существует ГОСТ, содержащего подробное описание процедуры.
Интересующая информация представлена в пункте 3.5.3 и Приложении №24.
Для проведения процедуры предварительно необходимо ознакомиться с сопутствующей документацией, а уже после приступать к выбору инструментов.
Причём их тип нередко зависит от толщины и важности конкретного документа. Так, при обращении с совсем тонкими бумагами проще использовать иглу, со средними – дырокол.
Скрепление объёмных плотных папок проходит при участии шуруповёрта и в меру толстой верёвки. Обычно прошивку осуществляют при помощи следующих предметов и приспособлений: дырокол; ножницы; файл сшивки;
/ / СодержаниеВ делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения.
Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.
Перед началом нумерации требуется убрать все чистые листы из дела.
Опись тоже должна быть отложена в сторону. Она не нумеруется. Оставшиеся листы должны быть отсортированы по 1 или нескольким критериям. Можно разложить бумаги по алфавиту или странам.
Предприниматель может самостоятельно выбрать критерий. Тендеры являются исключением.
Бесплатная юридическая консультация: Вся Россия Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу. Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству.
В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.
Какие документы необходимо сшивать?
В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать.
Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков. На любом предприятии принято издавать документы и содержать огромное количество бумаг, которые связаны с осуществляемой деятельностью.
Все эти документы нуждаются в строгой систематизации, иначе все документы перепутаются, и на предприятии наступит путаница. Обычно кадровые специалисты сшивают документы, чтобы листы точно не потеряли, и документ был единым целым.
Вариантов прошивки документов имеется много, а также существует определенный порядок прошивки, который обязательно должен знать каждый делопроизводитель. Как прошивать документы правильно, что для этого потребуется и чем нужно руководствоваться при этом? Рассмотрим эти вопросы ниже. Подлежат
Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см.
В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти. Начинать сшив следует с тыльной стороны документа. Прошитые документы подлежат обязательному заверению подписью и печатью (при наличии таковой у индивидуальных предпринимателей).
На маленьком прямоугольном листочке пишется от руки или заранее печатается на компьютере:
«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ___ (_______________________) лист___»
. Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью.
Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем. Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге.
То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Руководство как прошивать и заверять документы С задней стороны дела образуются два конца, которые завязываются и заклеиваются пергаментом или калькой.
Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию. Инструкция:
Как прошить папку с 4 дырками: схема Можно ли и как правильно, с какой стороны скреплять документы степлером? Об этом посмотрите видео. Содержание: Как правильно сшить документы Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.
Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов.
Содержание
Правила сшивания документов ГОСТ
Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия?