Как вписать вкладыш в журнал учета трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: рекомендации по ведению

Вы здесь По состоянию на: 19.05.2006Журнал: Справочник кадровикаГод: 2006Автор: Андреева Валентина Ивановна Тема: Документы кадровой службы Рубрика: Кадровое делопроизводство Трудовые книжки работников, вкладыши в них, а также запасные бланки книжек и вкладышей подлежат обязательному учету в соответствии с требованиями п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225.

Форма регистрации трудовых книжек Учет трудовых книжек осуществляется путем их регистрации в специальной учетной форме. Под регистрацией документов понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (п. 4.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв.

приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536 и зарегистрированной в Минюсте России 27.01.06 № 7418). Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (п.

4.1.2 Типовой инструкции). В процессе регистрации документу присваивается регистрационный номер, и он включается в информационно-поисковую систему организации.

Таким образом, само понятие регистрации документов, юридическое значение этой процедуры и ее роль в делопроизводстве говорят о том, что кадровая служба организации должна вести большое количество регистрационных книг и журналов. Следует отметить, что, как правило, эти книги и журналы не имеют строго определенной обязательной формы.

Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения

> > 23 сентября 2023 в готовом виде вы можете на нашем сайте.

Однако кадровому работнику более важно знать, как корректно его заполнить самостоятельно, ведь необходимость в этом постоянна, поскольку у любого, даже небольшого по масштабам, работодателя процесс движения трудовых ресурсов непрерывен.

Вам помогут документы и бланки: По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат.

Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.

Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку, см.

в статье . Законодатель обязывает любого работодателя вести учет всех поступивших к нему книжек (п. 40 правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи трудовых книжек в будущем.

Нужно ли вкладыш вписывать в книгу движения трудовых книжек?

Ответ на вопрос: Трудовым законодательством конкретный порядок внесения записей в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не установлен.

Исходя из общего порядка внесения записей и принципа их последовательного оформления на практике сложился следующий подход. Если сотрудник при приеме на работу предъявил трудовую книжку с вшитым в нее вкладышем, то в журнал учета движения трудовых книжек нужно внести номер трудовой книжки и номер вкладыша в одну строку.

Если вкладыш в трудовую книжку заполняется уже в процессе трудовой деятельности сотрудника или он не вшит, то запись в книгу учета движения трудовых книжек нужно произвести отдельной строкой.

Столбец 9 при этом заполнять не нужно. Сотрудник, получая при увольнении свою трудовую книжку, должен будет расписаться на двух строках (за трудовую книжку и за вкладыш). Такой вывод можно сделать на основании положений пункта 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225. Подробности в материалах Системы Кадры:

• Ситуация:Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Если сотруднику кадровой службы необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки, а все графы этого раздела уже заполнены, то следует оформить вкладыш в трудовую книжку(п. 38 Правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225). Вносить новую запись в другие незаполненные разделы трудовой книжки неправомерно.

Как вписать вкладыш в журнал учета трудовых книжек

1. дату и номер приказа, на основании которого произведен прием работника на работу;
2. наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник;
3. дату выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора) и расписку работника в получении трудовой книжки на руки.
4. расписку ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку;
5. сумму, полученную за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них;

​Скачать образец заполнения книги учета трудовых книжек Ответственность за нарушения в учете трудовых книжек Отсутствие учета или ненадлежащий учет трудовых книжек является нарушением, за которое проверяющие из Госинспекции труда могут привлечь к административной ответственности работодателя или должностное лицо организации по ст.

Существуют основные требования, которым должна соответствовать любая книга учета трудовых книжек и вкладышей:

• Желательно, чтобы книга имела твердую обложку, и страницы были прошиты нитками.

Как внести в книгу учета трудовых книжек запись о вкладыше в трудовую? Обоснование Как учитывать и хранить трудовые книжки Ситуация: Как внести запись о выданном вкладыше в книгу учета движения трудовых книжек Трудовым законодательством конкретный порядок внесения записей в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не установлен.

Как в журнале движения трудовых книжек сделать запись о дубликате?

Ответ на вопрос: Если дубликат трудовой книжки заполняют в процессе трудовой деятельности сотрудника, то запись в книгу учета движения трудовых книжек нужно произвести отдельной новой строкой.

Запись внесите по аналогии с внесением записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку в процессе работы сотрудника. Подробнее порядок внесения записи см. ниже. При этом датой внесения записи в книгу учета движения трудовых книжек будет дата заполнения дубликата трудовой книжки.

Никаких ссылок на приказы о приеме на работу ставить не нужно, поэтому в девятой графе поставьте прочерк. При оформлении дубликата если прежняя трудовая книжка пришла в негодность, например, порвана, испачкана или обгорела.

Или в нее внесли недействительную запись о переводе сотрудника или увольнении на первой странице старой книжки пишут: «Взамен выдан дубликат, серия. №.», и ее возвращают владельцу. Поэтому если сотруднику оформили дубликат по этим причинам, то выдайте ему старую трудовую книжку на руки.

При увольнении из организации сотрудник должен будет расписаться в получении дубликата трудовой книжки на руки уже в строке с записью о дубликате. Подробности в материалах Системы Кадры: Ответ: Как заполнить

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: как правильно прошить, поставить пломбу

Бесплатная юридическая консультация: Вся Россия » » » » Содержание 11.04.2017 Когда работник принимается на работу он передает трудовую книжку в отдел кадров. С этого момента ответственность за нее несет организация.

При увольнении документ под роспись выдается ему. Контроль регистрации трудовых книжек должен строго вестись обязательно.

Несоблюдение данного правила будет расценено контролирующими органами как нарушение основных норм законодательства. Формально бланк трудовой книжки в бухгалтерском учете имеет свою ценность и поэтому лицо, ответственное за учет трудовых книжек, является еще и материально ответственным.

Насколько соблюдается порядок ведения и хранения трудовых книжек всегда проверяется контролирующими органами. В частности, Трудовая Инспекция обращает на это особое внимание. Зачастую ведение журнала учета – это задача кадрового специалиста.

Но где численность очень маленькая, этим занимается бухгалтер или даже сам руководитель. Журнал учета трудовых книжек – это приходно-расходная книга, в которой отображаются все основные операции, связанные с данными документами сотрудников:

Что мы должны указать в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей?

Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что трудовым законодательством конкретный порядок внесения записей в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не установлен. Однако, на практике сложился следующий подход.

Если сотрудник при приеме на работу предъявил трудовую книжку с вшитым в нее вкладышем, то в журнал учета движения трудовых книжек нужно внести номер трудовой книжки и номер вкладыша в одну строку.

Если вкладыш в трудовую книжку заполняется уже в процессе трудовой деятельности сотрудника или он не вшит, то запись в книгу учета движения трудовых книжек нужно произвести отдельной строкой.

При этом сотрудник, получая при увольнении свою трудовую книжку, должен будет расписаться на двух строках (за трудовую книжку и за вкладыш). Таким образом, если сотрудник при приеме предоставил Вам трудовую книжку с вшитым в нее вкладышем, то номер трудовой книжки и номер вкладыша внесите в одну строку, а вкладыш, который будете заводить Вы, внесите отдельной строкой. Если же, сотрудник при приеме предоставил Вам трудовую книжку с вкладышем, но он не вшит, то номер трудовой, номер вкладыша и номер вкладыша который будете заводить Вы, внесите отдельными строками.

Подробности в материалах Системы:

• Ответ: Как учитывать и хранить трудовые книжки

Учет трудовых книжек Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения ( Правил, утвержденных ).

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек.

Нужно ли регистрировать вкладыш в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них?

Ответ на вопрос: Да, нужно.

Рассмотрев Ваш вопрос можно сказать, что трудовым законодательством конкретный порядок внесения записей в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не установлен.

Исходя из общего порядка внесения записей и принципа их последовательного оформления на практике сложился следующий подход. Если вкладыш в трудовую книжку заполняется уже в процессе трудовой деятельности сотрудника или он не вшит, то запись в книгу учета движения трудовых книжек нужно произвести отдельной строкой. При этом сотрудник, получая при увольнении свою трудовую книжку, должен будет расписаться на двух строках (за трудовую книжку и за вкладыш).

Такой вывод можно сделать на основании положений пункта 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Приложение № 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 КНИГА учета движения трудовых книжек и вкладышей в них № п/п Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник Дата и № приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника Подпись ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них, руб.

dtpstory.ru

— — Как вписать выдачу вкладыша в книгу учета движения трудовых книжек

Темы: Кадровое делопроизводство и документы Шаблоны кадровых документов Трудовая книжка Хранение документов Трудовое законодательство

Вопрос Как внести в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них запись о вкладыше в трудовую книжку? Ответ Порядок внесения записи в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них зависит от того, когда работнику оформили вкладыш. Если сотрудник при приеме на работу предъявил трудовую книжку с вшитым в нее вкладышем, то в книгу учета внесите номер трудовой книжки и вкладыша в одну строку.

Если вкладыш в трудовую книжку заполняете уже в процессе трудовой деятельности сотрудника, серию и номер вкладыша вносите отдельной строкой. Это требование устанавливает п.

41 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». В двенадцатом необходимо указать дату увольнения и выдачи трудовой книжки на руки работнику, а в тринадцатом уволенный сотрудник ставит личную подпись, которая свидетельствует о получении трудовой книжки. В тех случаях, когда у работника нет возможности забрать документ в день увольнения, служба по кадрам обязана выслать ему уведомление о необходимости явиться или сообщить о своем согласии, чтобы трудовая книжка была выслана по почте.

Тогда эти графы будут выглядеть так: Дата и номер, когда было выслано уведомление работнику.

Если сотрудник даст согласие на отправку документа по почте, то необходимо указать дату, когда трудовая книжка была отправлена.

Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек как внести вкладыш

Бесплатная консультация по телефону:+7(499)495-49-41 Содержание При увольнении При увольнении записи вносятся только в 12 и 13 графу бланка.

В 12 прописывается дата последнего рабочего дня, в 13 — подпись владельца ТК, свидетельствующая о факте получения документа на руки. Если работника нет на работе в день увольнения, порядок действий будет следующим:

1. направить ему письмо с уведомлением с просьбой дать разрешение на почтовую отправку ТК или же прийти за ней лично;
2. вложить ксерокопию письма и уведомления в книгу учета;
3. зафиксировать реквизиты платежного поручения в журнале.

Если по итогам проделанной процедуры сотрудник так и не явился за своей ТК, она остается на предприятии и хранится в соответствии с установленными правилами на протяжении 75 лет. Требования к ведению и хранению Документ ведется вручную ответственным работником.

Перед началом заполнения книгу необходимо прошить и опломбировать.В обиходе ее нередко называют журналом регистрации трудовых книжек, реестром и т.п. Необходимость ее наличия в организации установлена п.

40 Требования к книге учета трудовых книжек В п. 41 Правил содержатся некоторые требования к этому журналу: листы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, удостоверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Ответа на вопрос, как прошить книгу учета движения трудовых книжек, ни Правила, ни Инструкция не содержат.ВниманиеПолагаем,

Инструкция: заполняем книгу учета трудовых книжек

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

1. Сервисы:

Книга учета трудовых книжек — это документ, без которого нельзя правильно вести учет трудовых книжек, а это прямая обязанность нанимателя.

В статье расскажем о том, как правильно его организовать и что будет при нарушении установленного порядка. 15 сентября 2023 Автор: Закуренко Светлана Трудовая книжка по-прежнему представляет собой основной документ о рабочей деятельности. Все чаще поговаривают о том, что пора бы перейти на электронную версию документа — идти в ногу со временем в век информационных технологий.

Но пока до этого дело не дошло, остается актуальным вопрос о том, что же такое книга учета движения трудовых книжек и обязательно ли ее вести. Это своего рода журнал, в котором фиксируются данные о приеме и увольнении — именно так подтверждается стаж и рабочая деятельность человека в целом.

Речь при этом идет о работе по основному месту, так как именно у основного работодателя хранятся сами книжки. Норма императивная и не зависит от формы собственности или организационно-правовой формы юридического лица.

Иными словами, учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях обязателен, равно как в ООО или ПАО. Правительство определяет не только вид самих трудкнижек, но и порядок обращения с ними, так говорится в статье 66 ТК РФ.

Подробная регламентация вопроса — в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016). За отсутствие книги учета трудовых книжек предусмотрен штраф в размере до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)

Как внести запись о выданном вкладыше в книгу учета движения трудовых книжек?

Ответ на вопрос: Да, если Вы оформляете вкладыш после приема работника, в процессе его работы в вашей организации, то запись в книгу учета движения трудовых книжек нужно произвести отдельной строкой.

Обращаем Ваше внимание, что ответ на данный вопрос имеется в Системе кадры.

Порядок внесения записей в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не установлен. Поэтому исходят из принципа последовательности действий. Поэтому, если вкладыш оформляют по новому месту работы, то запись оформляют отдельной строкой.

При увольнении, выдавая трудовую книжку работник расписывается в двух строках. Приводим фрагмент оформления записи в Книге движения трудовых книжек и вкладышей к ним № число месяц год ФИО Серия и номер трудовой книжки или вклады- ша в нее … 35 14 01 2014 Иванова Мария Ивановна ТК № ХХ ХХ… … 43 03 06 2016 Иванова Мария Ивановна ВТ № ХХ ХХ… Подробности в материалах Системы Кадры: Как внести запись о выданном вкладыше в книгу учета движения трудовых книжек Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости Трудовым законодательством конкретный порядок внесения записей в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не установлен.

Исходя из общего порядка внесения записей и принципа их последовательного оформления на практике сложился следующий подход. Если сотрудник при приеме на работу предъявил трудовую книжку с вшитым в нее вкладышем, то в журнал учета движения трудовых книжек нужно внести номер трудовой книжки и номер вкладыша в одну строку.

Журнал учета трудовых книжек (образец)

→ → Обновление: 13 июня 2023 г.

Все работодатели обязаны организовать учет трудовых книжек работников, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Для этого ведется журнал или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (, утв.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Книга учета трудовых книжек заполняется кадровой службой или иным подразделением организации, которое оформляет прием или увольнение сотрудников. В книге учета регистрируются все трудовые книжки с указанием серии и номера документа, принятые от работников при поступлении их на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам впервые.

При расторжении трудового договора с сотрудником в книге учета фиксируется выдача ему трудовой книжки: проставляется дата выдачи трудовой книжки и подпись уволенного работника в ее получении на руки (, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью организации (, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Новую книгу учета начинают оформлять заново только после окончания старой книги.

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним составляет 75 лет (, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).