Письмо о предоставлении документов на приобретенные материалы и оборудование

Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

1. Сервисы:

Сопроводительное письмо часто используется в деловой переписке. Разберем основные требования и приведем образец, как пишется сопроводительное письмо.

5 января 2023 Автор: Камалова Марина Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях.

Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий.

Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Чаще всего сопровождение оформляется:

1. при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
2. ;
3. к акту сверки;
4. к документации в налоговую инспекцию;
5. к исполнительной документации;
6. к коммерческому предложению;
7. к кадровой документации.
8. к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте. Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации.

Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать.

На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015).

Письмо-подтверждение

13668 – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.

ФАЙЛЫ С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

1. принятии решения;
2. рассмотрении какого-либо вопроса;
3. своем согласии на заключение договора;
4. получении документов, товара, денег и т.д.

Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало. Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей.

Зачем же писать письмо? Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу. В некоторых случаях оно может стать аналогом или, например, акта о получении товара и т.п.

Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.

Письмо о предоставлении информации

— один из наиболее распространенных видов деловой переписки. Основные требования к его оформлению и содержанию остаются типичными для деловых писем.

Но есть некоторые нюансы, которые следует учитывать, составляя официальный запрос на предоставление информации, образец которого представлен в статье.

Информация о файле Информация о файле Информация о файле Ситуация, когда для принятия каких-либо управленческих решений требуется дополнительная информация не такая уж редкая.

Решением вопроса, конечно, может стать устный запрос или обращение по телефону. Но такой ответ не имеет юридической силы, даже если в его достоверности никаких сомнений нет. В таких случаях необходимо составить письмо о предоставлении информации, на которое адресат по закону обязан предоставить официальный ответ в установленные сроки.

или — распространенный вид деловой переписки, содержащие соответствующую просьбу, а в некоторых случаях, указание.

С просьбой о предоставлении недостающих сведений компания может обратиться к деловым партнерам, контрагентам, сторонним предприятиям.

Часто адресатом запроса являются государственные органы и профильные структуры. Указание о направлении в его адрес запрашиваемых данных может быть дано в случае обращения головного предприятия в нижестоящую организации, дочернюю фирму, обособленное подразделение.

И письмо-запрос, и письмо-ответ являются документами, обладающими юридической значимостью.

Письмо-запрос о предоставлении документов образец бланк

Бесплатная консультация по телефону: +7(499)495-49-41 Содержание При их наличии можно судить о некомпетентности человека, как работника. Выделяют основные правила составления деловых писем:

1. В письме не нужно использовать слова, значение которых до конца не ясно отправителю. Если отказаться от такой лексики невозможно, то важно пользоваться словарями для подтверждения правильности применения.
2. Предложения должны быть короткими. Длинные конструкции лучше оставить для романов, а не деловых переписок.
3. До внесения данных в тело письма, необходимо подготовить текст в редакторе. Это позволит автоматически проверить орфографию и пунктуацию.
4. Лучше не применять специфические термины. Ведь адресат может не понять сути выражений или ошибочно их истолковать. Если в письме важно прописать конкретное слово, то можно дать ему объяснение или расшифровать аббревиатуру.

Кроме того оно может потеряться в ходе обычной деятельности, поэтому сотрудникам приходится созваниваться и просить о проверке корреспонденции.

1. В обилии информации обычные отправления могут быть не восприняты должным образом.

   Это приведет к тому, что проблема не будет решена.

2. Электронное сообщение может не отразить полностью просьбу, которая должна быть удовлетворена получателем.

Для экономии времени необходимо соблюдение общих правил ведения деловой переписки.

В этом случае возможно устранение недопонимания и спорных моментов.

Деловые письма могут отличаться по своей форме.

Письмо-просьба

41015 – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции.

Примеры писем-просьб: — — — — — — — — Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа: ФАЙЛЫ по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики.

Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату. Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно: сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована; причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.); ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);

Как правильно написать письмо-запрос

› › В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица.

Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье. Содержание Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого.

Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:

индивидуальными предпринимателями; частными гражданами; представителями органов власти; общественными деятелями и др.

Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования к содержанию документа. В нем обязательно отражаются такие сведения: Наименование отправителя.

Наименование получателя (адресата). Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции). Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».

В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл.

Образец документа: Письмо-запрос

Автор: Содержание:

• Как написать письмо-запрос? –

Образец №1.

Письмо-запрос о выдаче архивной справки. Просим выдать архивную справку, содержащую информацию о том, занимала ли Иванова Наталья Ивановна должность заместителя главного бухгалтера в обществе с ограниченной ответственностью «ХХХ» с марта 2001 года по декабрь 2011 года.

Просим предоставить документы офис-менеджеру открытого акционерного общества «YYY» Светлане Ивановне Петровой.

Генеральный директор А.А. Степанов Образец №2.

Письмо-запрос о предоставлении материалов научных конференций.

Уважаемый Глеб Романович! В соответствии с договором от 6 ноября 2002 года № 206 просим Вас предоставить в редакцию «XXX» исправленные материалы следующих научных конференций:

1. Материалы 3-ой научной конференции (Псков, 10-15 февраля 2001 г.)/ Отв. редактор проф. И.К.Соловьев – М.; Псков, 2001.
2. Материалы 4-ой научной конференции (Псков, 12-16 февраля 2002 г.)/ Отв. редактор проф. И.К.Соловьев – М.; Псков, 2002.

Все материалы просим предоставить ответственному редактору И.П.Ершову.

Главный редактор С.С. Иванов Образец №3.

Письмо-запрос о предоставлении прайс-листа и образцов материалов. Уважаемый Игорь Петрович! Наше предприятие заинтересовано в покупке электротехнической продукции вашего производства.

Прошу Вас предоставить нам подробную информацию о производимых Вами товарах, в первую очередь, прайс-лист и образцы материалов. Помимо этого, нас интересует закупочная стоимость продукции, приобретаемой оптом и в розницу, а также приблизительные сроки изготовления средней партии товара.

Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления

Оглавление:

Структура письмаКак писать?Образец письма-запроса о предоставлении документовОбразец письма-запроса о предоставлении информацииОбразец письма-запроса о разъясненииПисьмо-запрос – это разновидность делового письма. Запрос отправляют партнёрам, контрагентам, государственным органам… Иногда без него можно и обойтись (например, устно попросив коллегу-предпринимателя сообщить какие-то сведения), но в целом пренебрегать такими посланиями не стоит. Хотя бы ради соблюдения установленного порядка.Что можно запрашивать?
Информацию (о характеристиках товара и его наличии, о способах доставки и сроках поставки, о причинах задержки отправления и т. д.).Документы или предметы (бумаги для заключения договора, образцы товара и т. д.).

Словом, если вы чего-то не знаете или не вполне понимаете, если вам нужны документы или прайс-листы – отправляйте письмо-запрос.Структура письмаПишутся такие послания по той же схеме, что и другие деловые письма:

сперва указываются реквизиты получателя и отправителя;затем – дата составления и исходящий номер документа;заголовок, отражающий

Отказное письмо на продукцию

8999 Под отказным письмом понимается официальный документ, который выдается аккредитованными организациями компаниям коммерческого сектора экономики о том, что тот или иной товар или услуга не нуждаются в декларировании и сертификации.

Документ носит справочный характер и касается обычно только каких-то конкретных наименований продукции. ФАЙЛЫ Все отказные письма можно условно поделить на две разновидности:

• предназначенные для таможни.
• предназначенные для торговых компаний;

При этом по своему смыслу они практически ничем не различаются.

Единственное серьезное отличие заключается в том, что таможенные службы требуют письма, которые выдаются от имени Министерства промышленности и торговли. А вот если отказное письмо требуется для иных целей (например, для того, чтобы повесить на стенд в магазине для информирования покупателей или предоставить заказчику товаров для справки), его может предоставить запрашивающему предприятию практически любая аккредитованная на выдачу таких бумаг организация.

Для того, чтобы получить отказное письмо, фирма, которая в нем нуждается, должна отправить в аккредитованное учреждение специальный запрос-заявку. Кроме того, для отказного письма потребуется предоставить некоторые документы, в которых указать информацию общую для всех:

1. название организации,
2. ее реквизиты (ИНН, КПП, ОГРН и т.д.).

Ответ на требование о предоставлении документов в налоговую

» » » 5/5 (6) При необходимости ответа на запрос налоговой службы составляется сопроводительное письмо, представляющее собой пояснительную записку к уточненной декларации по НДС или иным налоговым сведениям, направленным в налоговую.

Запомните! Текст сопроводительного письма в налоговую службу начинается со следующих слов:

1. высылаем Вам;
2. направляем Вам;
3. представляем Вам.

Далее описывается перечень документов, которые отправляются. В тексте указываются их наименование, количество страниц и экземпляров каждого.

В заключительной части указываются информация об отправителе письма и дата его отправления. Для такого документа не предусмотрена процедура заверения его нотариусом. Об этом свидетельствует норма п.

2 ст. 93 НК РФ:

«не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ»

. Однако заверяются копии документов, которые прикладываются к ответу.

Заверение осуществляется путем нанесения подписи руководителя и печати организации на каждый лист. На предприятии может быть иной сотрудник, который уполномочен руководителем на заверку материалов.

Недостающие документы

Содержание Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения.

Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон. Напишите буквально одну вводную фразу, например:

1. «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
2. «на основании наших предварительных договорённостей»;
3. «в соответствии с заключенным договором»;
4. «для заключения договора».

Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства.

Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать:

«В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ…»

.

Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения).

А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов. В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование.

Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам. Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму. Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке.

Письмо-запрос

28941 – особая форма делового послания, которое составляется в тех случаях, когда одна заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию.

Составляться запрос может по самым разным поводам, с целью получения:

1. документов,
2. сроках поставки или оплаты и другой информации.
3. прайс-листов,
4. сведений о товарах и услугах,
5. скидках и акциях,

Примеры писем-запросов: — — — — — — Письма-запросы могут являться началом долгого плодотворного сотрудничества, а также, в случае уже налаженных деловых связей хорошим методом воздействия на партнеров при их слишком медленной или недостаточно эффективной работе.

ФАЙЛЫ несколько похож на , но их основное различие в том, что запрос имеет более официальный и строгий характер и может касаться только тех аспектов, которые имеют прямое отношение к функциональной деятельности фирмы. Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос. Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя.

Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений).