Формирование дел по личному составу для передачи в архив

Оформляем дела на постоянное хранение

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел – дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив. Сроки хранения документов установлены типовыми перечнями:

1. Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее – Перечень 2007).
2. Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010);

Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах.

При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

1. Если организация не является источником комплектования государственного архива.

Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010.

Таким образом, если организация не является источником комплектования

Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ ПОРЯДОК формирования, подготовки и передачи дел в архив Москва 1999 Подготовка и передача дел в архив осуществляется в соответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным законодательством по вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами по документационному обеспечению управления ( ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации. 1.1.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: — подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» и других нормативных актов по делопроизводству; — включать в дело документы, соответствующие

Совет 1: Как оформить дела при сдаче в архив

15 ноября 2011 Автор КакПросто! В соответствии со статьей 17 Федерального закона 125-Ф3, дела уволившихся сотрудников подлежат передаче в архив.

Перед сдачей документов их необходимо подшить, пронумеровать, произвести опись и оформить обложку. Делать это должен уполномоченный сотрудник отдела кадров.

Статьи по теме:

1. Как оформить дела при сдаче в архив
2. Как составить реестр документов
3. Как составить опись в личном деле Вопрос «увольнение временного работника» — 1 ответ Вам понадобится
   — папка;- все документы;- карандаш;- опись;- сдаточная опись.
   Инструкция 1 Для передачи дела уволившегося сотрудника в архив разложите документы в обратном хронологическом порядке. Это означает, что при трудоустройстве вы составляли личное дело, первым листом которого являлось заявление о приеме на работу. При передаче дела в архив первым листом будет заявление об увольнение.

   2 Подшивая личное дело сотрудника, одновременно составляйте опись подшиваемых документов. В личное дело для передачи в архив подшейте все имеющиеся документы: анкету или резюме, копии документов об образовании, копии приказов о приеме на работу, увольнении и иных приказов, которые издавались в процессе работы сотрудника. Это могут быть приказы о повышении или понижении зарплаты, о переводе, об исполнении дополнительных обязанностей и т.д.

Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка дел к передаче в архив организации

Е.Н. Попова, заместитель начальника общего отдела Минтруда России

1. Требования к оформлению дел, передаваемых в архив организации
2. Экспертиза ценности документов и комплектование архива организации
3. Формирование и оформление дел в делопроизводстве

Ежедневно в каждой организации создаётся множество документов разных сроков хранения.

Необходима чёткая организация всего этого массива, обеспечивающая эффективное исполнение документов и их быстрый поиск, чтобы не утонуть в таком бумажном море.

Первый этап правильной организации делопроизводства ― создание соответствующей нормативно-методической базы, в обязательном порядке включающей инструкцию по делопроизводству и номенклатуру дел организации. Вопросы разработки этих документов были рассмотрены в предыдущих публикациях.

В этой статье остановимся на практических аспектах организации делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел, формирования и оформления дел, их отбора и подготовке к передаче в архив организации. Формирование дел ― это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дело представляет собой физически обособленную совокупность документов, относящихся к одному вопросу, проблеме, теме, направлению деятельности.

В небольших, не имеющих структурных подразделений организациях дела формируются централизованно ― делопроизводственной службой организации или конкретным ответственным за делопроизводство. В организациях со сложной структурой

Личные дела уволенных сотрудников

admin04.07.2018 В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям.

Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений. Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения. Содержание

1. Ответственность за распространение персональных данных
2. Образец приказа на допуск
3. Сообщить об опечатке
4. Порядок ведения личных дел
5. Срок хранения личных дел уволенных сотрудников
6. Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
7. Читайте также:
8. Сколько и как хранить
9. Интересные публикации:
10. Образец журнала регистрации
11. Как формировать
12. Образец контрольной карточки
13. Порядок формирования личного дела работника после увольнения
14. Формирование личного дела работника, образец 2023 года
15. Кто имеет доступ к личным делам
16. Состав личного дела
    • Читайте также:
    • Интересные публикации:
17. Как формируется личное дело работника

Порядок ведения личных дел Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т.

Бесплатная консультацияЮриста:По любым вопросам

Пример: Набрал займов в МФО из-за ремонта квартиры и лечения болезни.

Поздно понял что это неподъемные займы для меня. Звонят, угрожают различными способами воздействия.

Как быть? Москва Санкт-Петербург Нажимая кнопку ОТПРАВИТЬ, вы принимаете условия Отправить Отправить

Правительства Москвы

Министерства юстицииРоссийской Федерации

Роспотребнадзора Последние вопросы Полное комплексное обслуживание С момента обращения к нам и до полного решения вопроса мы готовы сопровождать своих клиентов, оказывая им необходимые услуги и консультации. Бесплатный детальный анализ ситуации Наши специалисты детально изучат Вашу ситуацию, ознакомятся со всеми имеющимися документами, составят четкую картину проблемы.

Работа на результат Мы заинтересованны в успехе Вашего дела!

Подача документов Берем все на себя.

Составление. Сбор необходимого пакета документов.

Составляем опись дел

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив.

Одной из функций архива является учет – систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.

■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015). Правила 2015 содержат 7 форм описей: • опись дел постоянного хранения (Приложение 14); • опись дел по личному составу (Приложение 15); • опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16); • опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17); • опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18); • опись дел структурного подразделения (Приложение 23); • опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24). ■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила).

В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.

Формирование дел и подготовка их к архивному хранению

Формирование дел В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. В организациях дела формируются централизованно в службе ДОУ или децентрализовано в структурных подразделениях.

Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е.

Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ.

Заведующий архивом организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь в формировании дел, а также руководит проведением этой работы. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: ● помещать в дело только исполненные, правильно оформленные

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы.

Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций. Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения.

Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение. Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности.

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся: распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.); списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда; карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2); личные дела; лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате); акты о несчастных случаях, связанных с производством; тарификационные ведомости; табели

Архив личных дел

Содержание

1. Совет 1: Как оформить дела при сдаче в архив
   • Инструкция
2. Совет 6: Как оформить документы для сдачи в архив
3. Совет 5: Как оформить резюме
4. Что такое личное дело сотрудника
5. Опись документов личного дела образец
6. Совет 8: Какие обязанности у инспектора отдела по кадрам
7. Совет 7: Как оформить личное дело
8. Инструкция
9. Совет 2: Как сдать документы в архив
10. Опись документов в личном деле работника: бланк
    • Опись документов личного дела образец
11. Совет 4: Как оформить обложку дела
12. Совет 3: Как оформлять личное дело для архива

Что такое личное дело сотрудника Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке.

Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

1. документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
2. прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
3. документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
4. копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);

Как правильно сформировать дело для передачи в архив?

Ответ на вопрос: Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности ().

Таким образом, можно сделать вывод, что формировать документы в дела необходимо по их содержанию в соответствии с номенклатурой дел, т.е.

приказы с приказами, личные карточки с личными карточками. При этом, необходимо отметить, что если вы ведете на работников личные дела, то вполне допустимо, что трудовые договоры вы храните именно в них, соответственно, после увольнения работника из организации, при формировании личного дела на данного работника для передачи в архив, можно не вынимать трудовой договор из дела.

Также прочитайте о более подробно.